A correta coleta de dados é fundamental para o sucesso do controle de custos e para a avaliação de rentabilidade. Receitas, despesas e investimentos devem ser anotados diariamente. Mensalmente os dados deverão ser processados a fim de gerar informações que auxiliem o produtor no processo de tomada de decisão.

Dados mal coletados ou mal-anotados distorcem as informações. Para evitar que isso ocorra, deve-se periodicamente conferir a consistência das informações. É preciso verificar, por exemplo, se a aquisição de insumos, descrita nas anotações, é coerente com a utilizada na prática.

A planilha de controle mensal tem como objetivo organizar o fluxo de caixa da propriedade. A partir dessa planilha serão retiradas as informações que irão compor o custo de produção da fazenda.

Diariamente, o produtor deverá anotar em uma planilha/caderneta as despesas com itens desembolsáveis e o pagamento de investimentos realizados (tabela de controle mensal). Ao final do mês os itens desembolsados são transferidos para uma planilha resumo que condensa as despesas de desembolso e permite o fechamento do custo operacional efetivo (COE) dentro de um ciclo produtivo.

Ao final do período de 12 meses os valores devem ser transferidos para a planilha resumo da renda e do custo de produção de leite. Nesse momento é possível realizar a análise econômica da atividade leiteira. 

Fonte: MilkPoint